La relazione annuale dell'OdV: cosa deve contenere

Il D.Lgs 231/2001 non nomina mai la relazione annuale dell'Organismo di Vigilanza. L'art. 6, comma 1 chiede che il compito di vigilare sul funzionamento e sull'osservanza del modello, e di curarne l'aggiornamento, sia affidato a un organismo con autonomi poteri di iniziativa e di controllo (lettera b), e che non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte di quell'organismo (lettera d). La relazione nasce da qui: è il documento con cui l'OdV rende conto all'organo dirigente di come ha vigilato, e con cui l'ente, se un reato viene commesso, prova di aver vigilato davvero. L'obbligo di scriverla, la cadenza e i destinatari li fissa il modello stesso, di solito nella parte generale o nel regolamento dell'OdV.

Il contenuto, quindi, non lo decide un elenco di legge ma la sua funzione probatoria. Una relazione utile dice che cosa l'OdV ha pianificato e che cosa ha fatto, quali flussi informativi ha ricevuto, quali segnalazioni ha gestito, quali violazioni o carenze ha trovato, che cosa propone di cambiare nel modello e che cosa farà l'anno successivo. Una relazione che si limita a dichiarare che «non sono emerse criticità» non prova nulla, e davanti a un giudice vale quanto la sua assenza.

Perché la relazione conta, se la legge non la impone

Il meccanismo dell'art. 6 è un'inversione dell'onere: per i reati commessi da chi riveste funzioni apicali, l'ente non risponde se prova le quattro condizioni del comma 1. Una di queste riguarda proprio l'OdV.

Per i reati commessi da sottoposti, l'art. 7, comma 4 lega l'efficace attuazione del modello a una verifica periodica e all'eventuale modifica quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni o intervengono mutamenti nell'organizzazione o nell'attività. Per i reati di omicidio e lesioni colpose in violazione delle norme sulla sicurezza, l'art. 30, comma 4, del D.Lgs 81/2008 aggiunge che il modello deve prevedere un idoneo sistema di controllo sulla sua attuazione e sul mantenimento nel tempo dell'idoneità delle misure.

Vigilanza, verifica periodica, controllo nel tempo: sono tutte attività che lasciano traccia solo se qualcuno le documenta. I verbali delle riunioni documentano il singolo atto; la relazione documenta il quadro, cioè che l'OdV ha avuto un piano, lo ha eseguito e ne ha tratto conclusioni che l'organo dirigente ha ricevuto. È il primo documento che un pubblico ministero, un perito o un nuovo consiglio di amministrazione chiedono di vedere.

Il riferimento operativo più usato sono le Linee guida di Confindustria per la costruzione dei modelli (edizione di giugno 2021), che indicano una relazione informativa all'organo dirigente, almeno semestrale, sulle attività di verifica e controllo compiute e sul loro esito. Molti modelli adottano quindi due documenti: una relazione semestrale più sintetica e una annuale completa. Nel catalogo Legisboard sono due adempimenti distinti.

Che cosa deve contenere, sezione per sezione

Non esiste un indice imposto. Quello che segue è l'indice che regge meglio alla domanda «l'OdV ha vigilato?», perché ogni sezione risponde a una parte di quella domanda.

Sezione	Che cosa scrivere	Che cosa prova
Periodo, composizione, risorse	periodo di riferimento, membri e loro variazioni, budget assegnato e speso	autonomia e continuità d'azione dell'organismo
Piano e sua esecuzione	attività pianificate a inizio anno, quali sono state svolte, quali no e perché	che la vigilanza è stata programmata sul rischio
Riunioni e verbali	numero di riunioni, date, argomenti principali, rinvio ai verbali	regolarità dell'azione dell'organismo
Verifiche e audit	aree e processi verificati, metodo, esiti, rilievi aperti e chiusi	che il modello è stato controllato sul campo
Flussi informativi ricevuti	flussi attesi e flussi arrivati, ritardi, funzioni che non hanno inviato	che gli obblighi dell'art. 6 c.2 lett. d funzionano
Segnalazioni	numero, tipologia, esito, in forma aggregata e senza dati identificativi	che il canale funziona e che le segnalazioni hanno seguito
Formazione	corsi svolti sul modello e sul codice etico, destinatari, partecipazione	diffusione e conoscenza del modello
Violazioni e sistema disciplinare	violazioni accertate, procedimenti avviati, sanzioni irrogate	che il sistema disciplinare viene applicato
Aggiornamento del modello	novità normative sui reati presupposto, mutamenti organizzativi, proposte di modifica	la cura dell'aggiornamento richiesta dall'art. 6 c.1 lett. b
Piano dell'anno successivo	attività programmate, priorità, risorse richieste	continuità della vigilanza

Due sezioni sono quelle in cui le relazioni reali sono più deboli.

I flussi informativi. L'art. 6, comma 2, lettera d impone al modello di prevedere obblighi di informazione verso l'organismo. Scrivere «i flussi sono pervenuti regolarmente» non basta: la relazione deve confrontare i flussi attesi con quelli ricevuti, funzione per funzione. Un flusso che non arriva mai è un'informazione, e spesso la più importante dell'anno.

L'aggiornamento. L'elenco dei reati presupposto cambia di continuo. La relazione deve dire quali modifiche normative sono intervenute nel periodo, se l'OdV le ha valutate e che cosa propone: aggiornare la mappatura dei rischi, integrare una parte speciale, oppure motivare per iscritto perché la novità non tocca l'attività dell'ente. Proporre è compito dell'OdV; adottare la modifica resta dell'organo dirigente, come dice l'art. 6, comma 1, lettera a.

Le segnalazioni whistleblowing nella relazione

Dal 15 luglio 2023 l'art. 6, comma 2-bis rinvia al D.Lgs 24/2023, e l'art. 4, comma 1, del D.Lgs 24/2023 chiede che i modelli 231 prevedano i canali di segnalazione interna. Il gestore del canale può essere l'OdV, oppure un'altra persona o un ufficio interno autonomo, o un soggetto esterno (comma 2). In ogni caso l'OdV deve sapere quante segnalazioni rilevanti per il modello sono arrivate e che seguito hanno avuto.

Il limite è nell'art. 12: le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare loro seguito (comma 1), e l'identità del segnalante, insieme a qualsiasi informazione da cui possa ricavarsi, non può essere rivelata senza il suo consenso espresso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni (comma 2). Di regola il consiglio di amministrazione non è fra queste.

Nella relazione, quindi, le segnalazioni entrano in forma aggregata: numero, categoria (per esempio area di rischio o tipo di violazione), stato (archiviata, in istruttoria, conclusa con provvedimento), tempi medi di riscontro. Nessun nome, nessun dettaglio di fatto che permetta di risalire al segnalante in un'azienda piccola, dove a volte basta indicare il reparto. Vale anche per gli allegati: la documentazione delle segnalazioni resta presso chi gestisce il canale, conservata per il tempo previsto dall'art. 14, comma 1 (non oltre cinque anni dalla comunicazione dell'esito finale).

A chi va, e quando

Il destinatario naturale è l'organo dirigente, perché è l'organo che l'art. 6 rende responsabile dell'adozione e dell'efficace attuazione del modello: nelle società di capitali il consiglio di amministrazione o l'amministratore unico. I modelli prevedono di regola anche l'invio al collegio sindacale, che vigila sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo (art. 2403 c.c.) e con cui l'OdV scambia informazioni nel corso dell'anno.

Tre casi particolari cambiano il quadro.

• Collegio sindacale con funzioni di OdV. L'art. 6, comma 4-bis permette nelle società di capitali che il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza o il comitato per il controllo della gestione svolgano le funzioni dell'OdV. In questo caso la relazione 231 va tenuta distinta dalla relazione del collegio all'assemblea: hanno destinatari, oggetto e fondamento diversi.
• Enti di piccole dimensioni. Il comma 4 consente che i compiti dell'OdV siano svolti direttamente dall'organo dirigente. Una relazione a se stessi ha poco senso, ma la documentazione della vigilanza resta necessaria: in questi enti prende la forma di un verbale periodico dell'organo dirigente che riporta le stesse sezioni della tabella.
• Gruppi societari. Ogni società che ha adottato un modello ha il suo OdV e la sua relazione. Un documento unico di gruppo non sostituisce quelli delle singole società.

Quanto ai tempi, la prassi più diffusa colloca la relazione annuale prima dell'approvazione del bilancio, in modo che il consiglio la esamini insieme ai conti dell'esercizio. È una scelta di buona organizzazione, non un termine di legge: conta che la data sia scritta nel modello e rispettata. La ricezione va verbalizzata dal consiglio, con le decisioni prese sulle proposte dell'OdV. Una relazione inviata e mai discussa prova che l'OdV ha vigilato, ma lascia scoperto l'organo dirigente.

Cosa fare in pratica

Per l'OdV che deve scrivere la prossima relazione, quattro passi.

1. Rileggete il modello e il regolamento dell'OdV e annotate che cosa prevedono su cadenza, destinatari e contenuti della relazione. Quello è il vostro obbligo, e la relazione deve rispettarlo alla lettera.
2. Partite dal piano dell'anno, non dai ricordi: per ogni attività pianificata indicate se è stata svolta, con il rinvio al verbale, o perché non lo è stata.
3. Costruite la sezione sui flussi come un confronto fra atteso e ricevuto, e la sezione sulle segnalazioni in forma aggregata, verificata con il gestore del canale.
4. Chiudete con proposte e piano dell'anno successivo, e chiedete che il consiglio verbalizzi la ricezione e le decisioni.

Le cadenze di tutti gli adempimenti dell'OdV, dalla nomina al piano di vigilanza ai flussi informativi, sono nella pagina sugli adempimenti 231. Sulla struttura della relazione di un ente specifico, e in particolare quando sono emerse violazioni o procedimenti in corso, serve il parere del professionista che assiste l'ente.